اگر دادگاه داراي شعبه‌اي نباشد مدير دفتر دادگاه اظهارنامه را پذيرفته و آن را ابلاغ مي‌نمايد ولي چنانچه دادگاه داراي شعب متعدد باشد، انجام آن به عهده مدير دفتر كل صورت مي‌گيرد.

مبحث پنجم: وظايف مديران دفاتر در باب اسناد

1- خارج نويس كردن سند

ماده 211 قانون آئين دادرسي مدني مقرر مي‌دارد كه: «اگر ابراز سند دادگاه مقدور نباشد يا ابراز تمام يا قسمتي از آن يا اظهار علني مفاد آن در دادگاه برخلاف نظم يا عفت عمومي يا مصالح عامه يا حيثيت اصحاب دعوا يا ديگران باشد رئيس دادگاه يا دادرسي يا مدير دفتر دادگاه از جانب او در حضور طرفين آنچه را لازم و راجع به مورد اختلاف است خارج نويس مي‌نمايد.»

وظيفه ديگري كه به عهده مدير دفتر مي‌باشد خارج نويس كردن اسناد و مداركي است كه ابراز آن در دادگاه به دليلي مقدور نيست لذا مدير دفتر به محل نگهداري سند مراجعه كرده و قسمتي را كه جهت رسيدگي لازم مي‌باشد را خارج نويس مي‌كند.

2- سند مورد ادعاي جعل را به نظر دادگاه برساند

ماده 220 قانون آئين دادرسي مدني مقرر مي‌دارد كه: «ادعاي جعليت و دلايل آن به دستور دادگاه به طرف مقابل ابلاغ مي‌شود. در صورتي كه طرف به استفاده از سند باقي باشد، موظف است ظرف ده روز از تاريخ ابلاغ، اصل سند موضوع ادعاي جعل را به دفتر دادگاه تسليم نمايد. مدير دفتر پس از دريافت سند، آن را به نظر دادگاه رسانيده و دادگاه آن را فوري مهر و موم مي‌نمايد…»

ادعاي جعليت حتي الامكان بايد تا اولين جلسه دادرسي صورت گيرد مگر اينكه جعليت بعد از جلسه اول و قبل از صدور رأي يافت شود. پس از اينكه مدعي جعل سند. دلايل خود را به دادگاه ارائه داد، دادگاه دلايل را به طرف مقابل ابلاغ مي‌نمايد و سپس مدير دفتر موظف است سند مورد ادعاي جعل را به نظر  دادگاه برساند